Bunke, ikke fil!

Papirer er en af plager det moderne kontor. Selv mine har tendens til at tage over, hvis ikke jeg er meget forsigtig. Så hvordan får du et håndtag af disse endeløse bunker af papir, der ophobes på dit skrivebord, især hvis arkivering ikke er en af dine stærke sider? Der findes løsninger, herunder nogle, som ikke selv indeholder arkivering! Så hvordan kan du gå om det, hvis du ikke kan beskæftige sig med en ansøgning, eller er bange for, at noget du filen vil blive glemt?
1. SORTERING
Først, der er afsat et par timer hvor du er usandsynligt, at blive afbrudt. Derefter gruppere alle dine bunker sammen – hvis ikke alle i en bunke, i det mindste i ét område af rummet. Nu gå gennem alle dine papirer, og beslutte, om de tilhører:
-Papirer du ikke har rørt endnu
-Papirer, at du behøver at gøre noget ved (f.eks. en invitation med en RSVP, eller en artikel, du ønsker at læse, et brev, du har brug for svar, osv.)
-Papirer, som du ikke har brug for længere, men har brug for eller ønsker at holde, fordi de har juridisk værdi eller du ved, du bliver nødt til at bruge dem igen.
-Papirer, som kan smides væk ikke læse hele dokumentet, lige nok til at vide, hvad du skal gøre ved det. Hvis dette er et problem, en løsning jeg har brugt med en klient er en personsøger, der er indstillet til at bippe, hver 20 sekund eller deromkring. Det er en god påmindelse, og vi meget sjældent har brug for mere end 20 sekunder at vide, hvor de hører til et papir.
Selv hvis du aldrig komme ud over dette punkt, nu ved du hvor man kan kigge efter denne invitation, eller dette papir du læse 3 år siden, har den information du behøver. Det kan tage dig lidt til finde det, men du er i det mindste vil finde det.
2. BUNKE
Nu, i et andet trin, hober sig igen! Når sortering er gjort, gå tilbage til de papirer, du skal gøre noget ved, og gå gennem bunken igen, at skabe små bunker, der svarer til en kategori. De kan være organiseret af projektet, typen af handling, dato forfaldsdato, emne, eller nogen anden måde, der giver mening for dig. På dette punkt bunker foran du bør være meget mindre, og mere talrige.
3. FIL – ELLER BUNKE-FIL
Nu er tid til fil. Du kan enten indsende dine papirer i en speciel fil holder til din aktive arbejde, eller hvis du ikke kan skille sig af med dine bunker, du visuelt kan sprede dine bunker på dit skrivebord, credenza, arkivskabe, osv. Nøglen er at ORGANISERE dem, og for at sikre, at de ikke overlapper. Sidstnævnte er let at løse: sætte din bunker i skuffer, kurve, kasser, magasin filer, ting, der vil holde dem på plads – og straks vil gøre dit skrivebord ser pænere, selv om det er fuld af bunker.
Organisere dine bunker er lidt mere tricky. Her er nogle eksempler på bunke organisation. Vælg den, der tiltaler dig mest:
-Etiketterne: Mærke dine bunker med en af disse sammenklappelige navnetags bruges til at sætte navne på paneldeltagere på en konference, eller mere enkelt, enhver form for byggeri papir foldet i to, og mærke begge sider. Hvis du vælger at spille med byggeri papir, kan du endda farvekode din bunker, for at gøre det hurtigere at finde hvad du søger.
-Positionering: Dette er et system, hvor alle de artikler til opkald at gøre er sætte lige ved siden af telefonen; ting at komme ind i computeren ved siden af den computer mv. Du kan også have alle dine projekter, linet op på dit skrivebord, den første, til at arbejde på denne dag på din venstre, den anden en ved siden af det, osv.
-Lister: Øverst på deres bunker, holde en kørende liste over deres indhold. Denne måde, du ved, præcis hvad der er i bunken og behøver kun at se på listerne at vide hvor man skal lede. Endnu bedre, jo lavere dokumentet er på din liste, jo højere i bunken det er.
Nu har du et registreringssystem, der er – eller rettere at finde!
På dette tidspunkt kun ufærdige bunken til venstre er den, der indeholder de papirer, du ønsker eller har brug for at holde, men ikke skal handle om. Det system, der giver mest mening stadig er et arkivskab med klassisk hængende mapper og manila mapper. Hvis du ikke kan se dig selv nogensinde åbne skufferne, kan du dog bruge trin 2. og 3. ovenstående at gøre din langsigtet arkivering så godt. Den eneste ulempe er, at du skal bruge en stor mængde af horisontale rum, såsom reoler. Du vil også nødt til at sørge for at de elementer, der angiver, hvad der er i din bunker (etiketter, lister) er lodret og Placer i en let at læse.
Glad for vejen til en bunke-registreringssystem, der virker for dig!
Copyright 2006 Karin Vibe Rheymer Stewart

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret.